条件付き書式と組み合わせる

期限が近い行に色を付けるには、カスタム数式に次を入れます。

=AND($E2 <> "", $E2 < TODAY(), $D2 = "未処理")

列だけを $ で固定するのがポイントです。行を固定しないことで、各行が個別に判定されます。

$E2 <> "" を入れているのは、空欄を期限切れと判定させないためです。空欄は0として扱われ、TODAYより小さくなるので、これがないと未入力の行が全部赤くなります。実務でよく起きるミスです。

毎日変わることの注意点

TODAYは揮発性関数です

ファイルを開くたび、シートを編集するたびに再計算されます。

そのため、次のような使い方は危険です。

記録として残らない

「入力した日」を記録するつもりで =TODAY() を入れると、翌日には翌日の日付に変わります。 記録にはなりません。

対策： 入力日を固定したいなら、Ctrl + ; で日付を値として入力してください（Excel・スプレッドシート共通のショートカット）。

自動で記録したいなら、Google Apps Script か、スプレッドシートの「変更履歴」を使うことになります。数式では実現できません。

大量に置くと重い

揮発性関数なので、何千個も置くとファイル全体が重くなります。

対策： どこか1セルに =TODAY() を置き、他はそのセルを参照してください。

$A$1に  =TODAY()
他のセル  =B2 - $A$1

これだけで再計算のコストが大きく下がります。

過去のデータが変わって見える

「今日から見た残り日数」を保存すると、日が経つにつれて値が変わります。スクリーンショットを撮ったときと違う数字になるので、報告資料には向きません。

報告用には、基準日をセルに入力して固定するほうが確実です。

タイムゾーンに注意

TODAYが返す日付は、ファイルのタイムゾーン設定に依存します。

スプレッドシートの「ファイル → 設定 → タイムゾーン」を確認してください。海外のメンバーと共有していると、日付が1日ずれることがあります。

日付の計算例

月初・月末

=EOMONTH(TODAY(), -1) + 1    今月の1日
=EOMONTH(TODAY(), 0)         今月の末日

EOMONTH と組み合わせます。

今月のデータだけ集計

=SUMIFS(C:C, A:A, ">="&EOMONTH(TODAY(),-1)+1, A:A, "<="&EOMONTH(TODAY(),0))

曜日

=TEXT(TODAY(), "aaa")

年齢や勤続年数

=DATEDIF(A1, TODAY(), "Y")

DATEDIF と組み合わせます。

Excelとの違い

TODAY・NOW ともに共通です。書式も挙動も同じです。

タイムゾーンの扱いだけ異なります。ExcelはPCのシステム時刻を使い、スプレッドシートはファイルの設定を使います。共有ファイルではスプレッドシートのほうが一貫します。

開くたびに変わるという性質を設計に織り込む

今日の日付を返す関数は、シートを開くたび、何かを入力するたびに再計算されます。常に最新の日付になるので、期限管理や年齢の表示には最適です。

しかし、この性質が問題になる場面もあります。ある時点の状態を記録として残したい場合です。

たとえば、受注日を入力する欄にこの関数を使うと、翌日開いたときには翌日の日付になります。記録として残りません。入力した日を残したいなら、関数ではなく実際の日付を入力する必要があります。日付を入力する操作にはショートカットがあり、押した時点の日付が値として入ります。

同じことは、集計表の基準日でも起こります。四月末時点の在籍者数を出した表が、五月に開くと五月時点の数字に変わってしまいます。基準日はセルに入力し、そこを参照する形にしてください。

判断の基準は単純です。常に最新であってほしいなら関数、その時点を残したいなら値。 この使い分けを最初に決めておけば、後から数字が変わって困ることはなくなります。

期限管理の作り方

この関数がもっとも活きるのが、期限の管理です。基本の考え方は、期限日から今日を引いて残り日数を出すことです。

残り日数がマイナスなら期限切れ、零なら当日、正なら残りがあるという判定になります。この数値をもとに、条件付き書式で色を分けると、一目で状況が分かる表になります。

実務では、段階を設けるとより使いやすくなります。期限切れは赤、三日以内は橙、一週間以内は黄、それ以外は色なし。この程度の段階があれば、優先順位が視覚的に伝わります。

注意点として、条件付き書式で今日の日付を使う場合、表示のたびに評価されます。行数が多いと動作が重くなることがあります。範囲は必要な部分に絞ってください。

もうひとつ、土日祝を除いた営業日で数えたい場合は、専用の関数が必要です。単純な引き算では暦日になります。締切管理では、暦日と営業日のどちらで数えるかを明確にしておいてください。

具体的な色分けの手順は、条件付き書式の記事にまとめています。→ 条件付き書式で行全体に色を付ける方法

時刻を含むかどうかで結果が変わる

今日の日付を返す関数は、時刻を含みません。零時ちょうどの値になります。一方、現在の日時を返す関数は、時刻まで含みます。

この違いが、比較のときに影響します。データに時刻付きの日時が入っている場合、今日の日付と比較すると、今日の午前零時と比べることになります。今日発生したデータは、時刻の分だけ大きくなるため、今日以下という条件から外れます。

「今日までのデータ」を集計したつもりが、今日の分が抜けている。この種の誤りは、件数を確認しないと気づきません。

対処としては、条件を明日の零時未満にするか、時刻を切り落とした作業列を用意します。後者のほうが、後の工程でも扱いやすくなります。

逆に、経過時間を計算したい場合は、時刻を含む関数を使う必要があります。用途に応じて使い分けてください。

再計算による負荷

今日の日付を返す関数は、揮発性の性質を持っています。シート内のどこかが変更されるたびに再計算されます。

数個であれば影響はありませんが、行数の多い表で各行に書いていると、入力のたびにすべてが再計算されます。さらに、それを参照する数式も連鎖します。

対処は単純で、今日の日付は一箇所だけに置き、各行はそのセルを参照することです。参照するだけなら揮発性ではないので、負荷が大きく下がります。

基準日をセルに置く設計は、この負荷対策としても有効です。過去時点での集計もできるようになるため、二重の利点があります。

条件付き書式の中で今日の日付を使う場合も同様です。可能なら、基準日のセルを参照する形にしてください。

基準日を持つ設計の利点

今日の日付を直接使うのではなく、基準日をセルに置いて参照する。この一手間には、三つの利点があります。

第一に、過去の時点で集計し直せます。四月末時点の状況を確認したい、というときに基準日を書き換えるだけで済みます。今日の日付を各所に埋め込んでいると、この確認ができません。

第二に、動作が軽くなります。今日の日付を返す関数は揮発性で、シートのどこかが変更されるたびに再計算されます。各行に書いていると、行数分の揮発性関数が入力のたびに走ります。一箇所にまとめれば、影響が最小限になります。

第三に、基準日が明示されます。集計表を見た人が、いつ時点の数字なのかをすぐ確認できます。印刷したときにも残ります。

基準日のセルには、今日の日付を返す関数を入れておいても構いません。普段は自動で更新され、必要なときだけ手で書き換える、という運用ができます。

この設計は、日付を扱うすべての表に当てはまります。期限管理、年齢計算、在籍期間、経過日数。いずれも基準日を一箇所に持つ形にしてください。

期限管理の表を設計する

期限を管理する表には、必要な列が決まっています。過不足なく揃えると、運用が安定します。

項目名、担当者、期限日、完了フラグ、残り日数、状態。この六列が基本です。

残り日数は、期限日から基準日を引いて求めます。完了しているものは対象外にしたいので、完了フラグで分岐します。

状態は、残り日数から判定します。完了、期限切れ、要注意、余裕あり。四段階あれば十分です。この列を条件付き書式の条件に使えば、色分けが単純になります。

並べ替えは、状態と残り日数の二段階で行います。期限切れが上、その中で日数の大きい順、という並びにすると、対処すべき順に並びます。

絞り込みで完了を除外すれば、残りの作業だけが表示されます。

この構成は、個人の作業管理でも、チームの案件管理でも使えます。列を増やしたくなりますが、増やすほど更新が面倒になります。まずこの六列で運用し、本当に必要になったものだけを足してください。

「日付」の関数を全体から見る

日付と時刻を扱う関数群です。同じカテゴリの関数は、つまずく場所も似ています。この記事のほかに18本あります。

このカテゴリで共通するつまずき

文字列の日付には使えません。日付として認識されているかを先に確認してください。1つで理解した内容は、同じカテゴリの他の関数にもそのまま使えます。

どれを使うかの決め方

日数・月数・営業日のどれが必要かで使う関数が決まります。関数の一覧を眺めて選ぼうとすると、どれも当てはまるように見えて決まりません。

迷ったときは

→ 全関数の一覧 に目的別の索引があります。

数式を書く前の手順

先に決めておけば、書くのは数分で終わります。

1. 出したい結果を一文で書く

「何を、どの条件で、どんな形で出したいか」。この一文が書ければ、関数はほぼ決まります。書けないなら、まだ要件が固まっていません。

2. 元データの型を確認する

文字列の日付には使えません。日付として認識されているかを先に確認してください。=ISNUMBER(A2) で数値かどうかを確認できます。見た目が同じでも、数値と文字列は別物です。

3. 空欄と0の扱いを決める

未入力なのか、実績が0なのか。表の意味が変わります。どちらとして扱うかを決めてから書いてください。

4. 条件の数を数える

日数・月数・営業日のどれが必要かで使う関数が決まります。将来条件が増える可能性があるなら、最初から複数条件に対応する形にしてください。

5. 共有先の環境を確認する

新しい関数は、古い環境で開くとエラーになります。社外に渡すファイルでは、この一点で選択肢が変わります。

6. 1行だけ書いて確認する

全行にコピーする前に、1行分の結果が正しいかを見てください。間違ったまま広げると、直す手間が増えます。

どの関数でも共通する確認

うまくいかないときに見る場所は、ほぼ決まっています。

参照を固定したか

下方向にコピーする数式では、動いてはいけない参照を固定します。上の数行だけ見て判断しないでください。ずれは下のほうで表面化します。

範囲の行数が揃っているか

複数の範囲を渡す関数では、行数がずれると結果が狂います。エラーにならず値が返るため、気づきにくい種類の間違いです。

型が揃っているか

=ISNUMBER(A2)

数値として入っているかを判定します。システムから書き出したデータでは、これが原因のことが多くあります。

前後に空白が入っていないか

=LEN(A2)&" / "&LEN(TRIM(A2))

数が違えば、余分な空白が入っています。見た目では判別できません。

別の方法で検算したか

同じ数字を別の関数でも出して、突き合わせてください。1つの結果だけを見ても、正しいかどうかは判断できません。

最終行まで確認したか

一番下までスクロールして、結果を見てください。途中から値が変わっていないかを確認します。

引き継ぐときに残すこと

数式は動いていても、意図は残りません。渡す前に、次の点をシート内にメモしてください。3分で終わります。

何を出している数式か

一行で構いません。読めば分かると思っても、数か月後の自分には分かりません。

どの表を参照しているか

参照先のシート名と、更新の担当。別ファイルなら、その場所も書いてください。

該当しないときの扱い

空欄にしているのか、文言を出しているのか、エラーのまま残しているのか。書いていないと、受け取った側は空欄をデータなしと読みます。

触ってはいけない場所

列を挿入すると壊れる数式がある場合、必ず書き残してください。この一行があるだけで、引き継ぎ後の事故が大きく減ります。

使った関数の対応環境

新しい関数を使っている場合、古い環境では開けません。共有の範囲が広がる可能性があるなら、明記してください。

確定した期間は値にする

締めた月の集計は、値貼り付けにしてください。参照元を消しても壊れなくなり、ファイルも軽くなります。

このサイトの収録状況

収録は201本です。カテゴリごとの内訳を出しておきます。

探し方の順番

関数名が分かっているなら検索窓から。やりたいことだけ決まっているなら「目的別」から。近い関数を比べたいなら、同じカテゴリの一覧から入ってください。

記事の構成

どの記事も、書式・実例・つまずきやすいところ・似た関数との使い分けを同じ順番で並べています。1本読めば、他の記事も同じ場所を探せます。

よくある質問

Q. 数値が表示されます

セルの表示形式が標準になっています。日付形式に変えてください。

Q. 更新されません

再計算の設定が手動になっている可能性があります。設定を確認するか、再計算を実行してください。

Q. 入力した日を残したいのですが

関数ではなく値として入力してください。ショートカットで今日の日付を入力できます。

Q. 時刻も欲しいのですが

現在の日時を返す関数を使ってください。ただし、こちらも揮発性です。

Q. 昨日や明日の日付は出せますか

今日の日付に数値を足し引きするだけです。日付は連続した数値なので、一を足せば翌日になります。

Q. 営業日で数えたいのですが

営業日を扱う専用の関数があります。祝日の一覧を用意すれば、それも除外できます。

Q. 月末の日付が欲しいのですが

月末を求める専用の関数があります。→ EOMONTH関数の使い方

Q. ファイルが重いのですが

各行に書いていると負荷になります。一箇所に置いて、各行はそこを参照してください。

まとめ

• 書式は =TODAY()。括弧の中は空
• 時刻が要らないなら NOW() ではなくTODAY
• 比較演算子と組み合わせるときは "<"&TODAY()
• 毎日変わるので、記録には使えない。固定するなら Ctrl + ;
• 揮発性関数。1セルに置いて他から参照すると軽くなる
• 条件付き書式では 空欄の除外 を忘れずに

関連する関数

• EOMONTH — 月初・月末を求める
• DATEDIF — 日付の差を年月日で求める
• TEXT — 曜日や書式を整える
• COUNTIFS — 期限切れの件数を数える
• 関数一覧に戻る

TODAY が思ったように動かないとき

TODAY はエラーを返しにくい関数です。困るのは、たいてい次の3つです。

値が勝手に変わる

TODAY は開くたびに再計算されます。 「登録日」を TODAY で入れると、翌日開いたときには翌日の日付になります。 記録として残すなら、入力した時点で値に固定してください。 Ctrl+;（セミコロン）で、今日の日付を値として入力できます。

引き算の結果が日付になる

=TODAY()-A2 の結果が 1900/1/5 のように表示されるのは、 セルの表示形式が日付のままだからです。 表示形式を「数値」に戻すと、日数が出ます。エラーではありません。

時刻まで入っていて、1日ずれる

TODAY は時刻を持ちません（0:00）。 比較する相手が NOW や、時刻付きの記録だと、 同じ日でも「相手のほうが大きい」と判定されます。 日付だけで比べるなら、相手側を =INT(A2) で切り捨ててください。

期限管理での使い方

営業日で数えたいなら NETWORKDAYS、 何営業日後かを出すなら WORKDAY を使います。 土日と祝日を除けます。